Regolamento di Gestione
EX G.I.D. UBI
GRUPPO INTERAZIENDALE DIPENDENTI
delle aziende del Gruppo UBI BANCA
REGOLAMENTO DI GESTIONE
Art. 1 - DOVERI DEI SOCI
Tutti i Soci sono tenuti al pagamento di una quota annuale il cui importo viene stabilito dal Consiglio Direttivo e sottoposto all’approvazione dell’Assemblea Ordinaria.
Tutti i Soci devono ottemperare agli obblighi statutari e tenere un comportamento che non arrechi danno al prestigio e agli interessi morali e materiali del GID.
Art. 2 - OPERATIVITÀ GENERALE
Tutte le attività del GID sono svolte attraverso le Sezioni e le Unità Locali e sono raggruppate in quattro macro-sezioni: Culturale e Hobby, Merceologica, Sportiva, Turistica. Per una gestione più funzionale le macro-sezioni possono a loro volta essere suddivise in base alla tipologia della programmazione. Sia le Sezioni che le Unità Locali devono programmare iniziative a cui tutti i Soci possono partecipare.
Per una equa distribuzione degli incarichi, e per un principio di uguaglianza fra tutti i Consiglieri, ogni macro-sezione è rappresentata nel Consiglio Direttivo da almeno due Consiglieri. Ciascun Consigliere non può ricoprire incarichi in più di una sezione.
Il segretario non può essere responsabile di alcuna sezione ma può, a richiesta di ciascun responsabile, collaborare con la stessa.
Ogni Consigliere è responsabile:
· delle iniziative da lui proposte, sia organizzativamente che contabilmente;
· della congruità delle sue iniziative con le finalità espresse dallo Statuto e dal Regolamento del GID.
Le cariche sociali relative a tutti gli Organi del GID sono prestate a titolo gratuito, così come tutte le eventuali prestazioni fornite dai Soci collaboratori. Il Consiglio Direttivo potrà deliberare sull’eventuale rimborso di spese sostenute dai Soci che hanno agito per conto e in nome del GID:
· nella programmazione o esecuzione di alcune iniziative;
· per il disbrigo di incombenze amministrative che si rendessero necessarie per la gestione del GID.
I rimborsi saranno riconosciuti solo dietro presentazione di idonea documentazione di spesa (scontrini, ricevute, eccetera).
Il Consiglio Direttivo può deliberare l’acquisto di materiale per uso promozionale o che può risultare di comune interesse alle Sezioni; tutti questi articoli dovranno essere personalizzati con il logo che contraddistingue il GID.
Art. 3 - ORGANIZZAZIONE DELLE INIZIATIVE
Ogni Consigliere partecipa a titolo gratuito alle iniziative da lui proposte. Relativamente alle iniziative che comportano gratuità riconosciute dagli enti organizzatori, la prima gratuità viene utilizzata dall’organizzatore dell’iniziativa; eventuali altre gratuità devono essere segnalate al Consiglio Direttivo che ne delibererà il relativo utilizzo.
Lo stesso criterio si segue nell’assegnazione di benefit di vario genere (biglietti ingresso, ski-pass o altro).
Tutte le iniziative promosse dal GID sono indirizzate esclusivamente ai Soci e devono essere divulgate:
· mediante la pubblicazione sul notiziario “Tempo Libero”, curato da un Comitato di Redazione;
· con pubblicazione sul sito web del GID.
Ogni iniziativa deve essere realizzata in modo tale da agevolare ed incentivare la partecipazione del maggior numero possibile di Soci; per tale scopo il GID eroga ai Soci partecipanti un contributo nella misura deliberata dal Consiglio Direttivo. La circolare che propone ogni iniziativa, dovrà riportare:
· il costo effettivo pro capite;
· il costo pro capite riservato ai Soci;
· l’eventuale indicazione dell’Agenzia cui è affidata l’organizzazione tecnica e che pertanto risulta l’unico Ente responsabile.
Per poter fornire ai colleghi indicazioni utili nella programmazione delle proprie vacanze, all’inizio di ogni anno, sul primo numero del notiziario “Tempo Libero” e sul sito web del GID, sarà pubblicato il calendario delle iniziative programmate in più giorni. Sul sito sarà pubblicato anche il programma completo di tutte le Sezioni.
La richiesta di adesione ad ogni iniziativa deve essere formalizzata dal Socio compilando e consegnando alla segreteria del GID l’apposita scheda pubblicata sul notiziario “Tempo Libero”.
Art. 4 - OPERATIVITA’ DELLE SINGOLE SEZIONI
Per la gestione della Sezione ogni Consigliere può avvalersi della collaborazione di Soci. Questi dovranno essere stati preventivamente incaricati dal Responsabile Privacy al trattamento dei dati personali, così come previsto dalla legge 196 del 30 giugno 2003. Tali collaboratori non hanno autonomia né finanziaria né gestionale e non possono operare direttamente sul conto della Sezione. Il Consigliere è responsabile dell’operato dei propri collaboratori. I collaboratori possono partecipare alle riunioni di Consiglio, senza diritto di voto, se all’ordine del giorno si parla di iniziative che li coinvolgono.
Al fine di evitare o quantomeno ridurre sovrapposizioni tra varie iniziative, all’inizio dell’ultimo trimestre dell’anno ogni Sezione presenta al Consiglio Direttivo il calendario di massima delle iniziative che intende organizzare e/o proporre per l’anno successivo.
Ogni Sezione può proporre e promuovere manifestazioni attinenti la propria attività, secondo gli scopi previsti dallo Statuto del GID e nel rispetto delle norme emanate con il presente Regolamento.
A titolo esemplificativo e non esaustivo:
la Sezione Culturale e Hobby, direttamente o in collaborazione con altri enti, può:
· proporre visite a siti, musei, mostre, esposizioni;
· proporre la partecipazione a spettacoli, eventi, manifestazioni;
· proporre corsi;
· stipulare convenzioni che ritiene utili agli associati.
La Sezione Merceologica può:
· proporre acquisti di generi alimentari o altro;
· stipulare convenzioni con produttori e distributori di beni.
La Sezione Sportiva, direttamente o in collaborazione con altri enti, può:
· organizzare e/o proporre corsi e manifestazioni in tutte le discipline;
· stipulare convenzioni con i gestori di impianti sportivi;
· proporre l’acquisto di accessori e/o abbigliamento specifico per l’attività sportiva;
· organizzare la partecipazione delle squadre agonistiche del GID a gare nelle varie discipline.
La Sezione Turistica può:
· stipulare convenzioni con Tour Operator, agenzie di viaggio, catene alberghiere e strutture private.
· proporre gite, viaggi, vacanze. Per questo si appoggerà ad Agenzie Viaggi e/o Tour Operator, ai quali è demandata l’organizzazione tecnica. Il GID svolgerà esclusivamente funzione di tesoreria e segreteria per conto dei partecipanti (raccogliere le quote di partecipazione, effettuare prenotazioni e altre operazioni pertinenti la manifestazione). Il GID non è assolutamente responsabile nei confronti dei partecipanti della prestazione dei servizi erogati da alberghi, ristoranti, società di servizi, ecc..
Le iniziative turistiche il cui importo a carico di ciascun partecipante sia superiore ad euro 500,00 devono essere assistite da idoneo preventivo.
Ogni Consigliere può proporre iniziative in comune con un’altra sezione o collaborare con un altro Consigliere a determinate iniziative.
Art. 5 - OPERATIVITA’ CONTABILE
Il GID opera attraverso un conto corrente, denominato “conto generale”, sul quale confluiscono: i contributi versati dall’azienda, le quote versate dai Soci, eventuali altre entrate. Responsabile della tenuta del conto è il Presidente del GID. Su questo conto sono abilitati ad operare il Presidente e il Vicepresidente.
Ad ogni Sezione vengono assegnati uno o più conti correnti. Poiché ogni iniziativa o manifestazione organizzata da ciascuna Sezione deve avere un’adeguata copertura di cassa, all’inizio di ogni anno, secondo le disponibilità e con delibera del Consiglio Direttivo e tenendo conto dei preventivi di spesa presentati, viene assegnata ad ogni Sezione una dotazione iniziale prelevandola dal “conto generale”. Nel corso dell’anno, se necessario, il Consiglio Direttivo potrà deliberare l’assegnazione di ulteriori fondi.
Ogni Consigliere è responsabile della tenuta del conto corrente assegnatogli e della relativa contabilità; potrà effettuare autonomamente prelievi, versamenti ed ogni altra operazione necessaria alla realizzazione delle iniziative programmate. Le registrazioni contabili riferite alle varie iniziative disposte dal G.I.D. devono consentire controlli precisi dei costi e degli introiti sostenuti. Si dovrà accertare il costo dell’iniziativa, gli addebiti ai colleghi, quanto fatturato dalle Agenzie Turistiche o dagli Alberghi (almeno con la presenza di E/C particolareggiati) e quanto rimasto a carico del G.I.D. quale contributo alla manifestazione. Ogni Consigliere consegnerà mensilmente al segretario tutti i documenti contabili relativi ad ogni singola manifestazione e/o iniziativa da lui effettuata unitamente alla contabilità del mese e la scheda di cassa, anche in assenza di movimentazione. A conclusione di ogni iniziativa il responsabile consegnerà al segretario una scheda da cui risultino:
· il dettaglio di tutte le entrate e le uscite attinenti l’attività svolta;
· il numero dei partecipanti, suddiviso tra Soci ed eventuali ospiti;
· l’ammontare del contributo erogato.
Alla fine dell’esercizio annuale ogni Sezione redige il proprio bilancio consuntivo, suddiviso per iniziativa, e presenta il bilancio preventivo per l’anno seguente. La contabilità delle Sezioni verrà poi conglobata nel bilancio generale del GID. I documenti saranno messi a disposizione del Collegio dei Revisori per il controllo.
Il pagamento delle quote sociali viene effettuato:
· per il personale in servizio attivo mediante trattenuta mensile in busta paga;
· per i pensionati e il personale in esodo mediante addebito diretto ad inizio anno. Per i Soci che diventano pensionati o esodati nel corso dell’anno, si procederà ad addebitare la quota per i mesi residui.
I pagamenti che le varie Sezioni devono effettuare nello svolgimento della propria attività dovranno essere effettuati preferibilmente tramite bonifico bancario o assegno, riducendo all’eccezionalità la circolazione di denaro contante.
Art. 6 - SEGRETERIA
La Segreteria:
· registra le richieste di adesione alle varie iniziative e raccoglie i dati anagrafici necessari di tutti i partecipanti;
· predispone gli addebiti relativi;
· cura l’invio del notiziario e del materiale richiesto dai Soci;
· gestisce la biglietteria (ski-pass, biglietti Gardaland, ecc.);
· gestisce la distribuzione del materiale promozionale.
Art. 7 - UNITA’ LOCALI
Per i colleghi riuniti in determinate aree geografiche (ad esempio: area Lazio per gli associati delle province di Latina, Roma e Viterbo; area Milano per gli associati delle provincie di Milano, Como, Varese) potranno essere attivate delle Unità Locali che, nel pieno rispetto delle norme previste nello Statuto e nel Regolamento di Gestione del GID, potranno operare con un’autonomia organizzativa, gestionale ed amministrativa.
In ogni Unità Locale viene eletto, secondo le norme e le modalità previste nel Regolamento Elettorale del GID, un Comitato di Gestione, composto da un minimo di tre persone. All'interno di ogni Comitato di Gestione vengono individuati uno o più responsabili incaricati di tenere i rapporti con il Consiglio Direttivo del GID.
Ai componenti il Comitato di Gestione si applicano le norme contenute nello Statuto e nel Regolamento di Gestione del GID.
Ogni Comitato di Gestione:
· predispone, entro la fine del mese di dicembre, un calendario di iniziative che intende proporre per l’anno successivo, con il relativo preventivo di spesa da sottoporre al Consiglio Direttivo del GID;
· amministra il budget di spesa assegnato;
· invia mensilmente alla commissione tutti i documenti contabili relativi ad ogni singola manifestazione effettuata, unitamente alla scheda riepilogativa predisposta dal GID;
· redige, alla fine di ogni anno, un bilancio consuntivo dettagliato delle attività effettuate. Detto bilancio verrà poi inglobato nel bilancio generale del GID.
Nel Consiglio Direttivo, le Unità Locali sono rappresentate dal Presidente o, in sua assenza, dal Vicepresidente.
Brescia,25 gennaio 2017